» Etusivu
» Palvelut
» Uutiset
» Esitteet
» FAQ

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Seuraavassa vastauksia tilitoimisto-ohjelmiston herättämiin kysymyksiin.

• Voiko asiakkaan nimeä muuttaa, sen jälkeen asiakas on perustettu ohjelmaan?
• Kyllä voi, muutokset tulevat voimaan kuluvasta kuukaudesta ja kuluvasta vuodesta eteenpäin. On huomattava se, että asiakas esiintyy vanhoilla tiedoilla aiemmissa seurantakuukausissa ja -vuosissa.
• Voiko seurantaan perustaa kuukausia takautuvasti? Esimerkiksi tilanne, jossa uudelta asiakkaalta siirtyisi nyt vuoden alusta tehtävä kirjanpito.
• Kun ohjelma otetaan käyttöön, se luo tietokannat kuluvalle kuulle ja edelliselle kuulle. Siirtymävaihe on hieman työntäyteinen. Alku kannattaakin käyttää tietojen sisään kirjaukseen.
• Entä voiko kuukausiseurantaa täydentää etukäteen? Esimerkiksi palkkojen valvontailmoitus lähetetään etukäteen useammalta kuukaudelta yhtä aikaa.
• Ei voi. Jos kuitenkin kirjanpitäjä ja palkanlaskija on sama henkilö, voisi asian ratkaista laittamalla valinnaiseen vuosiseurantaan kohdan, jossa seurantakohteeksi merkitään esimerkiksi ”Valvontailmoitukset kuukausilta 1 - 5.” Käyttäkää myös hyväksi muistiinpanotilaa.
• Voiko ohjelmaa muuttaa siten, että kun vastuuhenkilö vaihtuu, muutos tulisi voimaan heti eikä seuraavassa kuussa?
• Kaikki muutokset tulevat voimaan kuluvasta kuukaudesta alkaen. Poikkeuksena on tilanne, jossa asiakas poistetaan asiakasrekisteristä. Tällöin muutos tulee voimaan seuraavasta kuukaudesta ja vuodesta alkaen, mikäli niitä ei erikseen poisteta kuluvan kauden seurannoista ko. kirjanpitäjän kohdalta seurantaosiossa.
• Voisiko syöttää etukäteen eräpäiviä useammalle kuulle?
• Kun seurantakohteelle merkitään päiväksi esimerkiksi 15. päivä, ohjelma merkitsee eräpäiväksi tästä kuukaudesta alkaen kaikille kuukausille, kunnes käyttäjä tekee siihen muutoksen. Samalle seurantakohteelle ei voi määrätä eri kuukausille etukäteen erilaisia päivämääriä.
• Voidaanko asiakastietoja siirtää työseurantaohjelmaan jostakin toisesta ohjelmasta?
• Kyllä voi. Esimerkiksi Excel- tai tekstimuodossa olevia asiakaslistoja voimme ajaa suoraan ohjelmaan. Näistä kannattaakin kysyä tarkemmin ja pyytää tarjousta, koska säästää paljolta kirjoittamiselta.
• Miksi asiakas ei näy kuukausi- tai vuosiseurannassa?
• Tarkista, että asiakkaalle on merkitty kirjanpitäjä, seurantakohteita ja tilinpäätöspäivämäärä. Asiakas näkyy kuluvasta kuukaudesta eteenpäin kuukausiseurannoissa, jos tälle on merkitty kuukausiseurantakohteita. Huomaa myös, että asiakas näkyy uusimman vuoden seurannassa, mikäli tilinpäätöspäivä on siirretty ko. vuodelle.
• Jos on vahingossa valittu palkanlaskija, vaikka yrityksellä ei palkanlaskentaa ole, niin miten saamme valinnan ”pois päältä”?
• Palkanlaskijaa ei saa ”pois päältä” yksinkertaisesti siksi, ettei sattuisi vahinkoja ja joku ottaisi palkanlaskijan pois tahattomasti, jolloin seuranta sotkeentuu. Jos palkanlaskijalle ei ole merkitty töitä, ei palkanlaskijan näkyminen asiakkaan tiedoissa vaikuta mihinkään muuhun. Palkanlaskijan voi tietysti vaihtaa samaksi kuin kirjanpitäjä.
• Miten kannattaisi merkitä kahden viikon välein maksettavat palkat?
• Vakioseurantakohteissa on kohta SOTU/EP, jota voi käyttää samalla palkanmaksun muistutukseen, toisen palkanmaksun voi laittaa palkanlaskijan valinnaisiin kuukausiseurantoihin. Jos ohjelmaan liittää eräpäiväosan, niille voi samalla liittää palkanmaksupäivän. Vaihtoehtoisesti voi laittaa molemmat palkanmaksupäivät valinnaisiin seurantoihin
• Miksi asiakkaan tiedot ja tehtävät työt on paras merkitä ennen seurantaosan avaamista ohjelman käyttöönoton yhteydessä?
• Kun seurantaosio avataan ensimmäistä kertaa, ohjelma luo kuluvan kuun ja sitä edeltävän kuun tietokannat. Jos tiedot puuttuvat joltain asiakkaalta ja ne lisätään seurantaosan avaamisen jälkeen, tulevat muutokset voimaan kuluvasta kuukaudesta alkaen. Jos taas tiedot on lisätty ennen kuin avataan seurantaosio, tiedot näkyvät sekä kuluvan kuun että edellisen kuun seurannoissa. Toki asiakkaan voi lisätä edellisen kuun seurantaankin Lisää -painikkeella, mutta vaivaa säästyy, kun asiat tehdään oikeassa järjestyksessä.
• Mikä on Tilikauden päättymispäivän siirto -ikkunan tarkoitus?
• Tähän ikkunaan tulevat kaikki ne asiakkaat, joiden tilikausi on päättynyt ja vuotta ei ole vielä vaihdettu seuraavan kauden päättymispäiväksi. Tarkoitus on, että ohjelma muistuttaa siirrosta ja siirto tapahtuu valitsemalla asiakas listasta, samalla se tulee näkyviin ko. vuoden seurantaan. Asiakas näkyy toki edelleen aiemmissakin seurannoissa.
• Voiko tuntikirjanpidon tietoja siirtää laskutukseen?
• Kyllä voi. Laskutusohjelmaa varten voidaan rakentaa siirtotiedosto, joka siirtää laskutettavat tunnit ja muut veloitukset. Siirtotiedostoja on joitakin ohjelmia varten tehty jo ja useimpiin ohjelmiin sellainen on tehtävissä.
• Voiko ohjelmaan hankkia lisälisenssejä myöhemmin ja miten se tapahtuu?
• Kyllä voi. Tilaus ja toimitus tehdään sähköpostilla.
• Onko ohjelmilla vuosihuoltomaksuja?
• Ei ole. Ohjelmista maksetaan kertakorvaus ja kaikki asiakkaan haluamat lisäosat ja muutokset hinnoitellaan tarjouspyynnön mukaisesti. Ohjeet ja neuvot annamme mieluimmin sähköpostilla, mutta tietenkin myös puhelimessa ja ne ovat ilmaisia.
• Voiko tuntikirjanpidon ostaa erikseen?
• Ei voi. Tuntikirjanpito toimii yhdessä työseurantaohjelman kanssa. Työseurantaohjelma sen sijaan toimii ilman tuntikirjanpitoakin. Myös eräpäiväosio liitetään työseurantaohjelmaan lisävarusteen tapaan.
• Mitä eri värit merkitsevät seuranta -ikkunoissa?
• Vakioseurantakohde on harmaa, kun sitä ei ole merkitty asiakkaan tiedoissa seurattavaksi työksi. Punaisella näkyvät seurannan kohteet on merkitty tehtäväksi, mutta toiselle vastuuhenkilölle. Omalla vastuulla olevat työt näkyvät tavallisena mustana.
• Voiko käyttäjiä poistaa listasta?
• Ei voi, jos käyttäjä on merkinnyt itselleen seurantoihin töitä asiakkaille. Ainoa poikkeus on se, että uusi käyttäjä tulee pois lähteneen tilalle ja kaikki asiakkaat siirtyvät töineen tälle uudelle käyttäjälle. Tietenkin esim. sukunimi saattaa muuttua, sellainen muutos voidaan tehdä tietenkin.
• Jos tekee kirjanpitotöitä samalle asiakkaalle useana päivänä ja haluaa kirjata ne veloituksiin yhden nimikkeen alle kokonaisuudeksi, miten se tehdään?
• Ohjelma ehdottaa kirjauksen liittämistä aiempaan, mikäli kirjanpitäjä, asiakas, päivämäärä sekä nimike ovat identtisiä. Seurantaikkunan Veloitukset -painikkeella päästään kirjausten korjaamiseen, jossa sitten voi muuttaa edellisen kirjauksen tuntimääriä, jolloin saadaan työt saman nimikkeen alle.
• Voidaanko toimiston henkilökunnan työtunteja merkitä tuntikirjanpitoon?
• Veloitusten kirjaus –ikkunassa voidaan merkitä, montako työtuntia kyseiseen toimenpiteeseen on kulunut. Mikäli veloituksen yksikkö on tunti, ohjelma ehdottaa samaa tuntimäärää työtunteihin, mutta sitä voi vapaasti muuttaa. Raportoinnissa voidaan sitten valita, haluaako tarkastella veloituksia vai työtunteja
• Myös pelkkiä työtunteja voidaan merkitä, kun tehdään kirjaus Seuranta –ikkunan Veloitukset –painikkeella avautuvasta valikosta valitsemalla ”Uusi kirjaus”. Veloitusten kirjaus –ikkunassa Huomautus –kenttään voi kirjata selityksen, vaikkapa mappien järjestelyä tai poissaoloja.
• Miten saan tulostettua asiakaslistan?
• Asiakasrekisteri –ikkunassa, jossa on lista asiakkaista, on painike ”Excel”, jolla voidaan siirtää asiakkaiden yhteystiedot, liikevaihto, henkilökunnan lukumäärä ja tilinpäätöspäivämäärä Excel-taulukkoon.
• Miten saan poistettua asiakkaan rekisteristä?
• Asiakasrekisteri -ikkunassa on Poista –painike, joka poistaa valitun asiakkaan listasta. Asiakas poistuu seuraavan kuun ja seuraavan vuoden seurannoista automaattisesti. Jos haluaa, poistaa asiakkaan näkyvistä jo kuluvan kuun ja vuoden seurannoista, pitää se tehdä asianomaisissa seurantaikkunoissa.
• Miksi jotkut painikkeet ovat harmaita eikä niistä tapahdu mitään?
• Esimerkiksi Seuranta -ikkunan Veloitukset -painike on poissa käytöstä, mikäli työseurannan yhteyteen ei ole hankittu tuntikirjanpito-osaa. Jos ohjelma hankitaan myöhemmin, painikkeelle tulee toimintoja.
• Mistä löydän ohjelman luomat Excel-taulukot ja raportit?
• Ohjelma kertoo, minne ja minkä nimisinä tiedostot tallentuvat. Oletuksena on jokaisella työasemalla IID-kansio, johon raportit tallentuvat. IID-kansio voidaan tietenkin nimetä muuksikin, ohjelman käynnistyskuvakkeen ominaisuuksista selviää tallennuskansion nimi ja sijainti.
• Miten siirryn ohjelman osasta toiseen?
• Kun ohjelma on käynnistetty, avautuu valikko, josta pääsee ohjelman pääosiin. Valikon ulkonäkö riippuu siitä, mitkä ohjelman osat ovat käytössä. Ohjelmassa siirrytään osasta toiseen Sulje –painikkeella avautuvasta siirtymävalikosta, mutta useista ikkunoista avautuu myös muilla painikkeilla uusia ikkunoita.
• Mitä tehdään kuukausiseurantaikkunan Lisää - painikkeella?
• Lisää - painikkeella voidaan lisätä asiakas kuukausiseurantaan. Esimerkiksi uusi asiakas voidaan lisätä aiempien kuukausien seurantoihin, koska automaattisesti asiakas näkyy kirjaamiskuukaudesta eteenpäin. Lisää -painike avaa asiakaslistan, josta valitaan asiakas ja suljetaan ikkuna
• Miten veloitukset ja tunnit kannattaa kirjata tuntikirjanpitoon?
• Jos työ tulee valmiiksi ja se merkitään työseurantaan tehdyksi, avautuu tuntikirjanpidon Veloitusten kirjaus –ikkuna. Ohjelma kirjaa ikkunaan valmiiksi asiakkaan ja kohteen.
• Jos työ jää vielä kesken ja halutaan merkitä tehdyt tunnit, avataan Seuranta –ikkunan Veloitukset –painikkeesta ”Uusi kirjaus”. Sama kirjausikkuna avautuu, mutta nyt kaikkiin kenttiin voi kirjoittaa. Tällä menetelmällä voi kirjata myös pelkkiä omia työtunteja ja poissaolotunteja.
• Myöhemmin voidaan sitten korjata kirjauksia, esimerkiksi laittaa samalle työseurantakohteelle tehdyt tunnit samalle kirjaukselle.
• Mistä tiedän, mitkä veloitukset on laskutettu?
• Seuranta –ikkunan Veloitukset –painikkeen valikon vaihtoehto ”Korjaa kirjauksia” avaa ikkunan ”Vanhojen kirjausten kohde”. Tässä voi valita asiakkaan ja kohteen ja avata Korjaa –painikkeella kirjausten listan. Listassa on kunkin kirjauksen kohdalla Laskutettu rastitettavana. Tunti- ja veloitusraporteissa voi sitten saada listan esimerkiksi Exceliin laskuttamattomat kirjaukset tai vaihtoehtoisesti kaikki kirjaukset.
• Mikäli ohjelmaan on tehty siirto laskutusohjelmaan, siirretyt kirjaukset merkitään automaattisesti laskutetuiksi.
• Tekeillä on myös raportti laskuttamattomista veloituksista.